- 3.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
Es el instrumento utilizado por las entidades estatales con la finalidad de planificar toda actividad relacionada con compras y contratación pública, permitiéndoles identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras, servicios, y diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.
El Decreto 1082 de 2015 en su artículo 2.2.1.1.1.4.1. o la norma que lo modifique o sustituya, establece las condiciones que deben tener en cuenta las entidades para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe ser publicado en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, o la que haga sus veces, a más tardar el 31 de enero de cada año, según lo establecido en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 o la norma que lo modifique o sustituya.
Sin perjuicio de la salvaguarda del principio de planeación, el Ministerio realizará actualizaciones al Plan Anual de Adquisiciones en los siguientes eventos de carácter imprevisto:
a. Cuando haya necesidad de ajustar los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos;
b. En el evento de requerirse incluir nuevas obras, bienes y/o servicios;
c. Cuando sea necesario excluir obras, bienes y/o servicios; y,
d. Cuando se dé la necesidad de modificar el presupuesto anual de adquisiciones.
- 3.2. SOLICITUDES DE CONTRATACIÓN
La solicitud de contratación es un requerimiento escrito, por medio del cual, el área interesada solicita dar inicio al Proceso de Contratación y deberá estar acompañada por los documentos mínimos para la selección del contratista.
En la etapa de planeación, la dependencia que identifique la necesidad de adquirir una obra, bien o servicio, elaborará los documentos que soporten la necesidad a contratar, tales como: (i) estudios previos, (ii) estudios de mercado y del sector, (iii) identificación, asignación, estimación y cobertura de riesgos, (iv) definición de los requisitos habilitantes y criterios de evaluación y calificación de las propuestas, teniendo en cuenta los planes y políticas nacionales, territoriales y su necesidad de articulación y (v) todos los demás que apliquen, conforme la modalidad de selección o tipología contractual que se requiera. Los documentos en mención sirven, no sólo de soporte para el análisis de las necesidades del Ministerio y la conveniencia de la futura contratación, sino también para la estructuración del proyecto de pliego de condiciones y sus anexos.
Para tal efecto, se remitirán las especificaciones técnicas del bien, obra o servicio, las cuales pueden estar referidas a normas técnicas nacionales o internacionales y a su vez, los requisitos necesarios para ejecutar el objeto del negocio jurídico, tales como licencias o autorizaciones. Adicionalmente, se deberá identificar si el requerimiento está cubierto por los Acuerdos Comerciales suscritos por Colombia y, en caso dado, observar las condiciones en ellos contempladas, así como establecer los incentivos a la industria nacional, a las MiPymes y fijar criterios de sostenibilidad.
- 3.2.1. ANÁLISIS DEL SECTOR Y ESTUDIO DE MERCADO
Hace referencia al proceso de planificar, recopilar, analizar y comunicar datos relevantes acerca de los proveedores de un bien o servicio, disponibilidad en el mercado local, nacional o internacional y de sus posibles distribuidores, tendencias y características del comportamiento del sector económico, así como un análisis de los costos directos e indirectos en los que incurriría la entidad para la ejecución del contrato/convenio, con la finalidad de contar con sólidos argumentos para tomar decisiones referentes al futuro proceso de selección y relacionadas con su modalidad, requisitos habilitantes, riesgos, presupuesto estimado, carga tributaria que aplique para cada bien o servicio, así como los costos directos e indirectos, AIU, e incluir el IVA, si este se causa, entre otros.
El análisis del sector y estudio de mercado relativo a la contratación deberá contener un análisis legal, comercial, financiero, organizacional, técnico y del riesgo de la contratación a desarrollar, con apego a lo dispuesto en la Guía de Elaboración de Estudios del Sector expedida por Colombia Compra Eficiente o por la entidad que haga sus veces, que se encuentre vigente al momento de elaborar los mencionados documentos. Igualmente, deberán observarse las circulares, guías y demás directrices internas que sobre el particular expida el Ministerio.
El análisis del sector y estudio de mercado será realizado por la dependencia solicitante de acuerdo con el manual de funciones y delegaciones de la entidad, con base en los documentos técnicos elaborados por la dependencia líder de la necesidad de contratación. En el evento en que el área líder de la necesidad de contratación requiera la actualización de los estudios del sector, debe remitir la solicitud al Grupo de Gestión Contractual, indicando los aspectos objeto de actualización.
El estudio de sector, conforme a sus resultados, contendrá el análisis y recomendaciones de los criterios habilitantes y de ponderación que deban ser adoptados en el proceso de contratación, para favorecer la libre concurrencia de oferentes, de acuerdo con la modalidad de contratación y las particularidades del proceso.
- 3.2.2. ANÁLISIS Y ESTUDIOS PREVIOS
Los análisis, estudios y documentos previos, hacen referencia a requisitos de orden legal que deben preceder todo proceso contractual con independencia de su modalidad de selección, con las particularidades de la naturaleza de cada contrato (estudios de costos, estudios de factibilidad, documentos técnicos, planos, diseños, condiciones técnicas con la respectiva viabilidad técnica, los capítulos de contenido técnico del Pliego de Condiciones (para los casos de convocatoria pública) y los formatos de índole técnico y económico, o los que apliquen según el caso específico).
El estudio realizado debe ser normativo, comercial, financiero, debe contemplar si existen transformaciones económicas con el sector en relación con variables tales como, pero sin limitarse a ellas, la inflación, la tasa de cambio, el índice de precios al consumidor, que afecten la manera de establecer el presupuesto estimado de la contratación, antecedentes de contratación por parte del Ministerio de Salud y Protección social o por otras entidades estatales.
Estos documentos son indispensables dentro del proceso contractual, en tanto son el soporte de la planeación que realiza el área técnica respectiva para identificar una necesidad, priorizarla y recomendar al ordenador del gasto que sea suplida mediante determinada contratación.
Su contenido es responsabilidad de los directores, jefes de oficina y coordinadores de grupo que hagan uso de la iniciativa de gasto, sin perjuicio de las responsabilidades propias de la distribución de tareas al interior de las dependencias.
Para la elaboración de los documentos previos, el área líder de la necesidad deberá cumplir lo dispuesto sobre el particular en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública para cada modalidad de selección, así como el procedimiento que para el efecto haya expedido la Entidad con la utilización de los formatos y guías correspondientes y la observancia de las circulares y orientaciones implementadas por el Ministerio.
- 3.2.2.1. CONTENIDO MÍNIMO DEL DOCUMENTO DE ESTUDIOS PREVIOS
El documento de estudios previos debe contener como mínimo, lo señalado en el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015 o la norma que lo modifique o sustituya.
A continuación se relacionan expresamente todos los aspectos que, además de los mínimos establecidos por la normatividad vigente, deben contener los estudios previos para el caso de los procesos de contratación que convoque el Ministerio de Salud y Protección Social:
a. Descripción de la necesidad que pretende satisfacer la entidad pública con la contratación a celebrar, la utilidad o beneficio que reporta para la entidad, razones que sustentan la contracción dentro del plazo en que se ejecutará el contrato/convenio.
b. Descripción de las especificaciones técnicas mínimas de los insumos, bienes, productos, obras o servicios a entregar.
c. Identificación del objeto del contrato o convenio, indicando sus especificaciones técnicas autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, cuando el contrato incluya diseño y construcción.
d. Análisis e identificación si el objeto de la contratación se tipificaría dentro de alguno de los documentos tipo vigentes y desarrollado por La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente u entidad competente.
e. Plazo de ejecución razonable y posible de cumplir sin exceder la vigencia fiscal, salvo que se cuente con la aprobación de vigencias futuras.
f. Lugar de ejecución.
g. Domicilio contractual.
h. El valor estimado del contrato o convenio soportado en los precios del mercado y la justificación de este. En caso de concurso de méritos las variables económicas no se deberán publicar.
i. Forma de pago. Respecto a los pagos anticipados y anticipos, sólo de cumplirse con los requisitos legales para estipularlos, estos no podrán superar el 50% del valor del contrato/convenio y para los desembolsos, deberán ajustarse a los requisitos que determine la normatividad vigente; de igual forma deberá constituirse la respectiva garantía única de cumplimiento en la cual se incluya el amparo de buen manejo del anticipo o pago anticipado.
j. Documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
k. La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección.
l. Indicación de los factores de selección de la oferta más favorable, tanto los requisitos que habilitan (capacidad jurídica, financiera, organizacional y/o experiencia) para presentar propuesta, como los criterios de evaluación de la oferta (económico, técnico, de apoyo a la industria nacional y/o población vulnerable).
m. La indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo Comercial vigente para el Estado Colombiano.
n. Análisis del sector económico sobre el cual recaerá la contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera y organizacional.
o. Descripción detallada de las obligaciones, actividades, productos, bienes o informes que debe entregar el contratista a la entidad.
p. Obligaciones de la entidad, (realizar pagos, entregar información).
q. Análisis sobre la necesidad de contar con interventoría para el contrato, de conformidad con lo señalado en el parágrafo primero del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 o la norma que lo modifique o sustituya, en caso de que éste supere la menor cuantía de la entidad. Igual análisis deberá realizarse cuando la Entidad requiera contratar personal de apoyo para el ejercicio de la supervisión.
r. Obligaciones y medidas ambientales que debe aplicar el contratista para la ejecución del objeto del contrato o convenio.
s. Análisis de los riesgos previsibles de la contratación y la forma de mitigarlos.
t. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular. La definición de las garantías que se soliciten en los procesos de contratación deberá ser coherente con el objeto del proceso, la tipología contractual y la complejidad o especialidad de los riesgos a cubrir.
u. Compras Públicas Sostenibles.
v. Arbitramento (Cláusula Compromisoria) en los casos en los que se estime debe aplicar, junto con su correspondiente justificación.
w. El plazo para adelantar la liquidación del contrato o convenio.
x. Cuando se celebren contratos o convenios que generen derechos de autor, se debe determinar en los estudios previos lo relacionado con la facultad de explotarlos económicamente (cesión de derechos económicos), así como también la definición del tema dentro del marco normativo que regula la materia.
En el marco de la planeación de los procesos de selección objetiva, se analizarán las variables que permitirán estructurar los requisitos habilitantes para los procesos de selección y criterios de evaluación de las ofertas. El análisis y establecimiento de los requisitos se determinará desde los estudios del sector, con la debida justificación y soporte técnico, guardando proporción con el objeto del contrato, su valor, complejidad, plazo, forma de pago y el riesgo asociado al proceso de contratación. Algunos de los ítems a considerar en el proceso son:
a.
Requisitos Habilitantes de Orden Técnico. La definición de los requisitos técnicos habilitantes será competencia del área líder de la necesidad, con el apoyo del Grupo de Gestión Contractual. Con el fin de garantizar la pluralidad de oferentes y la aplicación de los demás principios de la contratación, podrá realizar recomendaciones al área de donde proviene la necesidad en cuanto a la definición de estos requisitos. Las exigencias técnicas habilitantes solicitadas en los estudios previos deben ser adecuadas y proporcionales al objeto a contratar.
b.
Requisitos Habilitantes de Capacidad Jurídica. La definición de los requisitos jurídicos será responsabilidad del Grupo de Gestión Contractual, conforme a los criterios establecidos en la ley.
c. Requisitos Habilitantes de Capacidad Financiera y Organizacional. La Dependencia solicitante establecerá los requisitos e indicadores financieros de los procesos de selección y serán verificados por la Subdirección Financiera de conformidad con lo establecido en el estudio del sector, análisis de mercado y demás variables; así mismo definirá la capacidad financiera, de organización y capacidad residual requerida, y serán remitidos al área líder de la necesidad para incorporarlos en los documentos previos.
d.
Criterios de Evaluación de las Ofertas. La definición de los criterios de evaluación de las ofertas será propuesta por el área líder de la necesidad y validada por del Grupo de Gestión Contractual de conformidad con el análisis del sector. Los criterios de ponderación o asignación de puntaje solicitados en los estudios previos deben ser adecuados y proporcionales al objeto a contratar. El Grupo de Gestión Contractual, con el fin de garantizar los principios de la contratación, podrá realizar recomendaciones al área de donde proviene la necesidad, en cuanto a la definición de estos criterios.
e.
Rechazo de las ofertas. El Ministerio rechazará las ofertas presentadas, en los casos que se señalen en el pliego de condiciones o documento de invitación o equivalente. En todo caso, no podrá rechazarse una propuesta sino conforme a lo dispuesto en la Ley.
f.
Aspectos Tributarios. Definida la carga tributaria que aplica según el bien o servicio a contratar, se deberá contemplar su valor, forma de pago y advertir en el estudio previo que cualquier tipo de impuesto que genere la suscripción y ejecución del contrato o convenio, estará a cargo del contratista. Corresponderá a la Subdirección Financiera o quien haga sus veces, según sus competencias, efectuar las retenciones correspondientes en el marco de las normas tributarias vigentes y de acuerdo con la ejecución del contrato/convenio, según corresponda.
g.
Plazo en los Contratos. Los documentos previos deben contemplar el tiempo requerido para el cumplimiento exacto del objeto y cada una de las obligaciones a cargo del contratista, así como las actividades que requiera la Entidad para el recibo final.
h.
Estrategias de Participación de Población Vulnerable en la Contratación. Las áreas del Ministerio desde la etapa de planeación, en los documentos previos deben dar cumplimiento a la ley y los lineamientos establecidos en materia de población vulnerable en la contratación.
i.
Medidas Ambientales. Se incluirán en el estudio previo las obligaciones que en materia ambiental correspondan según la política ambiental y las directrices vigentes adoptadas por el Ministerio.
NOTA: Para la realización de los estudios previos, se deben consultar los formatos establecidos por la Entidad.
- 3.3. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
El Certificado de Disponibilidad Presupuestal, de acuerdo con el artículo 2.8.1.7.2 del Decreto 1068 de 2015 o la norma que lo modifique o sustituya, es “documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registró presupuestal. En consecuencia, los órganos deberán llevar un registro de éstos que permita determinar los saldos de apropiación disponible para expedir nuevas disponibilidades”.
El área solicitante debe gestionar por medio del formato dispuesto para tal fin, la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el cual deberá anexar a la solicitud de contratación presentada al Grupo de Gestión Contractual.
Cuando el proceso contractual se financie con recursos correspondientes al presupuesto de inversión, la solicitud de expedición del certificado de disponibilidad presupuestal es responsabilidad del jefe del área con iniciativa del gasto, y en todo caso, debe contar con la autorización del jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales y del subdirector financiero.
Si se trata de presupuesto de funcionamiento, la solicitud de expedición del certificado de disponibilidad presupuestal es responsabilidad del jefe del área técnica con iniciativa del gasto, y en todo caso, debe contar con la autorización del subdirector financiero o quien haga sus veces.
En ambos casos, la aprobación final para la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal corresponde a los ordenadores del gasto.
Si en el certificado de disponibilidad presupuestal se indica la frase “previo concepto”, se debe efectuar el respectivo trámite de manera inmediata por parte de la dependencia solicitante ante la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales o el área que haga sus veces.
En el evento que se requiera de autorización para el compromiso de vigencias futuras, el jefe de la dependencia solicitante de la contratación debe adelantar los trámites para el efecto, conforme a la ley orgánica de presupuesto –Decreto Ley 111 de 1996 o la norma que lo modifique o sustituya - y demás normatividad vigente y aplicable.
Si se han expedido vigencias futuras o varios certificados de disponibilidad presupuestal o un certificado de disponibilidad presupuestal con varios rubros, en los estudios previos debe indicarse el monto de cada vigencia futura, CDP o rubro que se destine para la respectiva contratación, previendo que la sumatoria de las disponibilidades corresponda con el valor total del presupuesto oficial estimado para la contratación requerida.
Adicionalmente, el área técnica solicitante de la contratación deberá indicar en los estudios previos, la forma en que se realizará la afectación de cada certificado de disponibilidad presupuestal, cuando el contrato se respalde con varias disponibilidades presupuestales y/o vigencias futuras.
De otro lado, cuando las contrataciones no impliquen la ejecución de recursos a cargo de la Entidad, se omitirá la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Por último, las contrataciones que se adelanten con presupuesto de otras Entidades públicas, como es el caso de las contrataciones que surgen con ocasión a la ejecución de convenios interadministrativos, la expedición de los certificados de disponibilidad presupuestal se adelantará con base en las disposiciones de la Entidad responsable de los recursos.
3.4. REVISIÓN DE LEGALIDAD POR LA OFICINA DE GESTIÓN CONTRACTUAL
El Grupo de Gestión Contractual de la Secretaría General procederá a verificar que los documentos estén completos y se ajusten a las disposiciones legales, enfocándose en lo siguiente:
a. Verificar que la necesidad y el presupuesto se ajusten a la modalidad de contratación y que esta a su vez esté contemplada en el Plan Anual de Adquisiciones - PAA.
b. Verificar que la descripción de la necesidad de contratación se encuentre debidamente justificada y guarde relación con las especificaciones técnicas, así como con las funciones y competencias de la dependencia solicitante.
c. Verificar la coherencia y redacción entre el objeto y las obligaciones o especificaciones técnicas y su relación con el tipo de contrato a celebrar.
d. Verificar la viabilidad de aplicación de documentos tipo vigentes.
e. Para el caso de contratación de personas naturales, verificar que el perfil propuesto cumpla los requisitos establecidos en la resolución que establece la escala de honorarios y perfiles para contratistas, en los casos en que aplique.
f. Verificar que las solicitudes de contratación contengan todos los documentos necesarios para adelantar la misma, según lo establecido en el Estatuto de Contratación de la Administración Pública, el presente Manual de Contratación y los listados de verificación documental según la modalidad de contratación.
g. Verificar de manera general que los requisitos habilitantes técnicos, así como los ponderables, guarden coherencia y cumplan con las disposiciones legales respectivas. De manera particular deberán, según el caso, tenerse en cuenta los criterios definidos normativamente para la participación de emprendimientos y empresas de mujeres; fomento y participación de población en pobreza extrema, desplazados, personas en procesos de reintegración o reincorporación a la vida civil, y sujetos de especial protección constitucional, así como de las MiPymes.
En caso de que la documentación y estudios previos no estén completos, en debida forma o existan dudas sobre su alcance y contenido, dentro del término señalado en los procedimientos internos vigentes en el Sistema Integrado de Gestión de la Entidad para la revisión, según sea la modalidad de contratación aplicable, desde el Grupo de Gestión Contractual se formularán por escrito y/o vía correo electrónico las observaciones al jefe del área solicitante, para que éste aclare, corrija o complemente los documentos y los remita para su nueva verificación. El jefe del área solicitante, con independencia de la desconcentración de funciones, es el responsable de efectuar las correcciones, aclaraciones o ajustes que se requieran, así como de complementar la documentación en los términos señalados en los referidos procedimientos internos vigentes en el Sistema Integrado de Gestión de la Entidad, según sea la modalidad de contratación aplicable, los cuales iniciarán su cómputo a partir del recibo de las observaciones.
Si vencido el término fijado por procedimiento interno, no se recibe la documentación corregida y completa, el Grupo de Gestión Contractual devolverá los documentos recibidos al área solicitante, quien, de persistir en la necesidad de contratación, debe efectuar todos los ajustes para solicitar nuevamente el trámite y remitir la documentación completa y ajustada según lo indicado en las observaciones que le fueron formuladas inicialmente. La devolución de una solicitud implica que, en caso de persistir la necesidad, debe ser radicada nuevamente, respetando en todo caso los términos que tenga el área para la contratación de determinada necesidad.
En caso, de que los documentos estén completos y se ajusten a las disposiciones legales, se procederá a adelantar el trámite del proceso de selección respectivo, o las verificaciones a que haya lugar, tratándose de contratación directa o se continuará con el procedimiento de acuerdo con la modalidad de selección de acuerdo con los procedimientos vigentes en el Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.